常翔学園校友会愛知県支部SNS

　 イベント又は会合の開催日程の調整を行う手順（主催者用）　　　　

「本日程調整機能」は、イベント又は会合等の開催日を関係会員間で調整する機能です。　調整方法は、主催者側が掲示板に催事の概要の案内と開催日程を調整中であることの掲示を行い、関係する会員に告知した後で各会員から「自己の都合の悪い日」を登録してもらい、主催者はその状況を見て不都合者の最も少ない日を選定して開催日を決める方法です。
※注意※
本機能はオプション機能であるので、利用する場合は管理メニューの中の「管理団体の情報設定」で「日程調整を使用する」を選択しておく必要があります。

※日程調整の出来る掲示板※
本「日程調整」の機能は「イベント情報」と「コミュニティ」において使用できます。

イベント情報又はコミュニティの投稿作業を行います。一度原稿の「仮保存」を行うと、①の様な「日程調整」の入力欄が表示されます。日程調整を行う時はこの欄に①②③の項目を記入して④［日程調整を行う］のボタンを押します。
	調整する日付の最初の日付　日程調整の対象日の最初の日付を半角数値で「yyyymmdd」の８桁で入力します。
	最初の日付から［n］日間とする期間日数を半角数値で入力します。　最大日数は３０日以内です。
	日程調整の締切り日　日程調整を打切る期限の日付を半角数値で「yyyymmdd」の８桁で入力します。　掲示後この締切日迄の間トップページの新着表示と当該記事に「日程調整中」が表示されます。
	日程調整をする登録　最後に「日程調整をする」のボタンを押すと、日程調整の詳細画面が表示されます。

日程調整表の作成

日程調整を行うベース表を作成します。　この表は、調整日初日から調整期間分のカレンダーが用意されます。このカレンダーに「主催者として開催出来ない日（絶対回避日）」を指定しておきます。　この日は他の会員に対して「開催出来ない日」であることを赤枠で伝えます。【注】絶対回避日とは、例えば「ゴルフ場が一杯で予約が取れない日」とか「会場手配が出来ない日」とかの場合です。
	絶対回避日にチェック　絶対回避日の欄にチェックを入れます。（絶対回避日を指定）
	主催者としての絶対回避の理由絶対回避の理由を参考までに記入しておきます。会員には告知されません。（任意）
	仮保存する「仮保存する」のボタンを押すと、日程調整表が更新されます。　絶対回避日に指定した日付は「赤枠」で示されます。（５）から（７）の操作は何回行っても構いません。
	会員への告知イベント又は催事の予定と日程調整への回答を求める為、関係する会員に告知しなければなりません。告知は、宛先グループ又はコミュニティ参加者を指定してメッセージを送信することで行います。一斉メッセージを送信するグループにチェックを入れて下さい。（チェックは１つのグループのみです。）【注】メッセージで告知せず、掲載掲示板又はトップページの新着表示だけで済ますか、別な手段（Ｅメールとか口頭連絡）で告知を行う場合はこの欄に何も入れないで下さい。
	告知メッセージに緊急メールを追加通常のメッセージ送信と同じく、メッセージ内容をＥメール（又は携帯電話）に転送することが出来ます。　転送する場合にはこのチェックボックスにチェックを入れます。
	正式登録（＆告知）「登録する」のボタンを押すと、「日程調整」が正式登録され、同時に指定した会員にその旨を告知するメッセージ（及び緊急メール）が送信されます。　同時に、該当の掲示板の記事とトップページの新着情報には「日程調整中」である旨が表示されます。【注意】「日程調整」の設定はこれで完結ですが、肝心の「掲示板」を最終的に「公開する」を押すことを忘れないで下さい。これを忘れると掲示板そのものが表示されません

会員の回答状況のチェック

日程調整結果を見る
イベント又はコミュニティの投稿画面の「日程調整」欄の下部の「日程調整結果を見る」のボタンを押すと、その時点までの会員の回答状況が表示されます。　

回答状況のチェックと最適開催日の決定

「日程調整結果を見る」のボタンを押すと、その時点までの会員からの回答状況が表示されます。
回答結果は、日付毎に「参加不可人数」とその「会員名及び理由」のリストが表示されています。
この会員の顔写真をクリックしてその会員にメッセージ等を送信して個別に連絡・調整することも可能です。
主催者はこの情報から、「参加不可の人数が最も少ないと思われる日」を選んで正式開催日を決定します。
不都合者の居ない日付には「草色枠」でその状況が表示されています。